第一章　总  则

第一条  为加强学院合同管理工作，维护学院合法权益，防范合同风险，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指学院作为独立的民事主体，在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人或组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议，包括但不限于合同、协议、备忘录、确认书。

学院与教职工签订的聘任聘用合同及劳动合同不适用本办法，具体规定由人事管理部门另行制定。

第三条  合同管理是指学院有关单位根据工作性质和任务要求与合作方之间约定权利义务的可行性和必要性审查、合同的起草与审批、合同签订、合同履行、合同变更、合同归档、合同监督的规章制度与运行工作机制。

第四条  合同管理遵循“统一监督、归口管理、分级负责”的原则。各业务归口管理部门可依据实际情况及管理权限对合同加强分类管理，制定管理细则，并报学院党政办公室备案。

第五条  合同订立必须遵守国家法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，注重风险防范和责权利相统一，不得利用合同进行违法活动，损害国家和学院的利益。

第二章　合同管理部门及职责

第六条  合同管理部门分为合同主管部门、业务归口管理部门、承办单位。

第七条  合同主管部门是党政办公室。主要职责包括：

（一）统筹协调合同管理工作；

（二）牵头制定合同管理规章制度；

（三）审核合同文本格式及签订程序；

（四）审核备案各职能部门制定的合同示范文本；

（五）办理合同事务必要的法律咨询服务并进行相应审查和复核；

（六）管理合同专用章及用印事务办理；

（七）合同文本及相关资料的编号备案和档案保管；

（八）全院二级机构合同管理人员培训工作；

（九）参与重大合同事项的谈判；

（十）参与合同争议的协商与处理；

（十一）其他应由合同主管部门履行的职能。

第八条  合同业务归口管理部门是学院党政工团各职能部门。职能部门主要负责人为合同归口管理责任人，业务归口管理部门根据管理权限对各自职责范围内的合同事项进行管理，具体归口管理职责如下：

（一）党政办公室负责学院层面与政府、企业事业单位等订立的综合战略性事务、法律事务、审计服务等与部门职能相关的合同管理。

（二）纪检监察室负责纪检培训、党风廉政等与部门职能相关的合同管理。

（三）党委组织人事部（教师工作部）负责党政干部培训、教师培训、人事劳动关系、人才引进等与部门职能相关的等与部门职能相关的合同管理。

（四）党委宣传统战部负责媒体宣传、广告服务等与部门职能相关的合同管理。

（五）党委学生工作部（学生资助中心）负责涉及学生资助、学生保险、学生管理、辅导员管理等与部门职能相关的合同管理。

（六）党委保卫部（武装工作部）负责安保、消防、征兵、军训等与部门职能相关的合同管理。

（七）教学管理部负责教学相关合同管理，包括国内合作办学、联合培养与交流、教学实习实践基地、教材（或教学刊物）出版、课程建设、创新创业活动、技能大赛等与部门职能相关的合同管理。

（八）发展规划与质量保障办公室负责科研论著出版合同、纵向课题合同和横向科研、合作、技术服务及科技成果转让等与部门职能相关的合同管理。

（九）计划财务科负责融资（贷款）、校银合作、学院对外捐赠或接受捐赠、对外投资、校办企业、物资设备、无形资产等与部门职能相关的合同管理。

（十）后勤资产管理科负责交通设施、建设工程基础勘察、工程设计、工程施工、工程监理、建筑材料、工程配套设备采购、房屋和建筑物维修、装饰装修工程、园林绿化、物业管理、食堂托管、水、电、气、服务保障采购供应、招标、采购工作等等与部门职能相关的合同管理。

（十一）招生就业办公室负责招生宣传、新生录取、毕业生档案、学生就业、创新创业大赛等与部门职能相关的合同管理。

（十二）对外合作与交流中心主要负责国际合作办学、涉外交流等与部门职能相关的合同管理。

（十三）各专业系部负责与专业、系部建设等职能相关的合同管理。

（十四）中专部（贵州省广播电影电视学校）负责中职校区属地管理事项等与部门职能相关的合同管理。

（十五）图书馆负责馆内图书、桌椅的采购、电子阅览室建设及设备维修更换等与部门职能相关的合同管理。

（十六）教育技术与信息中心负责计算机和通信技术为主要手段的信息网络系统、信息应用系统、信息资源开发利用、信息安全保障、智慧校园等与部门职能相关的合同管理。

（十七）继续教育与培训中心（贵州广播电视干部与网络视听行业人才培养培训基地办公室）负责成人教育联合办学、成人学历教育、自学考试、网络教育、非学历教育、各类专业培训等与部门职能相关的合同管理。

（十八）产教融合与研究中心负责校校、校地、校企合作等与部门职能相关的合同管理。

（十九）工会负责各类工会活动等与部门职能相关的合同管理。

（二十）团委负责学生社团组织及活动等与部门职能相关的合同管理。

第九条  合同内容涉及两个或多个部门职责的，根据合同性质或者合同主要权利义务确定业务归口管理部门；不能确定的，由涉及的相关职能部门协商确定；经协商仍不能确定的或若因机构变动（合并、分立或者变更等）导致权责不明的合同，由院长指定或院长办公会明确。

第十条  合同业务归口管理部门主要职责包括：

（一）对归口管理的合同进行审查，提出审查意见和建议。

（二）组织、参与、指导重要或重大合同谈判、起草、论证、评估等。

（三）按需制定本单位归口管理合同的管理细则和工作流程。

（四）分类制定合同示范文本，报党政办公室备案。

（五）跟踪监督归口管理合同的履行情况。

（六）参与处理合同纠纷。

（七）其他应由合同业务归口管理部门履行的职能。

第十一条  合同承办部门是具体牵头组织实施合同项目的二级机构。主要职责包括：

（一）合同的前期准备工作，包括立项、调研、洽谈、论证、评估等事项，确认合同经费来源，对合同的可行性负责。

（二）审查合同主体、合同标的和合作事项的真实性，并进行调查和验证，对合同的真实性负责。

（三）报送合同至党政办公室进行合法性审查，根据学院法律顾问意见对合同文本进行修改完善，对合同的合法性负责。

（四）审查确保合同符合学院“三重一大”决策制度等规章规定，与招投标等采购程序结果或协商谈判内容一致，对合同的合理性负责。

（五）负责合同的起草，对合同的完整性负责。

（六）办理合同及相关资料的送审，执行学院合同管理的审查、审批流程，提请法定代表人签署合同或根据法定代表人授权签署合同。

（七）完成学院规定的备案、登记等程序，负责履行合同并跟踪掌握履行情况，处理合同纠纷，负责合同履行过程中的变更、解除、终止并按本办法规定及时向合同业务归口管理部门报备。

（八）对合同原件、合同签订和履行过程中形成的有关资料及信息进行保管和留存。

（九）其他应由合同经办单位履行的职能。

第三章　合同审批与签订

第十二条  合同金额在1万元及以上的，应当签署书面合同。费率协议、仅约定单价或数量等无法确定具体合同金额的项目，应当签署书面合同。

第十三条  凡通过学院招采系统审签的项目，所签订的合同审批流程通过招采系统进行。其他合同审批流程通过合同管理审批单进行。合同管理的基本流程是：合同草拟→合同签订前的合法性审查→按照合同审批表程序审批→根据审批意见修改→审核无误后签署用印→归档→合同履行与监督。

第十四条  合同草拟前，合同承办部门应从维护学院权益出发，对合同相对方的主体资格、资质证明、信用情况、生产能力、签约人委托代理权限等有关内容进行审核，对合同事项的可行性和真实性进行必要论证。

合同承办部门应收集、审核合作方的《企业法人营业执照》、法定代表人身份证明及合同事项相关资质等文件，并做好相应的审核记录工作，必要时可以通过登录相关主管部门网站，核实合作方具体情况；法定代表人身份证明或其他授权代表人委托授权情况等。

第十五条  起草合同应由合同承办部门草拟，优先使用国家、贵州省公布的合同示范文本或学院合同示范文本；起草合同时要按照《民法典》第470条关于合同主要条款的规定执行。认真草拟并审核合同文本，内容包括但不限于：

（一）当事人的姓名或者名称和住所是否齐全、完整、具有相应的履约能力。

（二）标的是否明确、具体。

（三）数量及计量单位是否全面、准确。

（四）质量标准与质量要求是否符合国家、行业和学院的需求，技术参数是否完全符合相关文件与学院要求。

（五）价款或者报酬是否明确，币种是否正确、币值是否明细，大小写是否一致。

（六）履行期限、地点和方式是否明确、具有可操作性。

（七）是否约定违约责任以及公平性、对等性。

（八）是否有争议解决的方法等。

第十六条  业务归口管理部门可根据实际情况制定本单位归口管理范围内的合同示范文本，经学院合同主管部门审核后启用。

第十七条  学院签订合同前必须经过学院法律顾问对合同条款的完备性、表述的准确性及约定内容的合法性的全面审查。

第十八条  根据学院“三重一大”集体决策制度规定，合同涉及重大决策事项、重要人事任免事项、重大项目安排事项和大额度资金使用事项的，均应由学院党委集体研究决定后签订，并上传相关会议纪要作为合同附件。

第十九条  按学院相关政府采购招投标等相关文件规定或其他前置程序，合同承办部门应按规定办理并上传相关材料作为合同附件。

第二十条  合同承办部门在合法性审查后并在相关会议通过后将草拟的合同根据审批流程提交审核。送审时，提交下列附件：

（一）合同文本，涉外合同须提供中文文本。

（二）党委会会议纪要或院长办公会（如有）。

（三）采购相关材料（如有）。

（四）法律顾问意见书。

（五）其他相关材料。

在审批期间，合同承办部门应按照审批意见及时修改，终审通过后，打印合同审批表及相关附件交党政办公室合同管理人，方可用印。

第二十一条  合同用印的具体要求：

（一）签订合同原则上使用“贵州传媒职业学院合同专用章”，如有特殊要求，也可使用学院公章，其他印章一律不得替代使用。学院合同专用章和公章由党政办公室负责管理，并由专人负责妥善保管和使用。

（二）合同生效日期与审批时间：合同的生效日期不早于审批流程结束之日，即流程审批在前，生效日期在后。

（三）审核时限：合同主管部门应在收到送审材料后15个工作日内完成传阅审批工作。其中相关部门在2个工作日内完成审核，法律顾问在3个工作日内完成审核。遇重大事项或其他特殊情况的，可适当延长审批期限。

（四）合同的用印期限：在合同审批流程结束后，合同承办部门应当在两周内完成合同的用印工作；超过时限的，按照流程重新发起审批流程。重大事项或特殊情况，可适当延长用印期限。

（五）最终的合同条款不得出现空白现象，严禁在空白合同上签字或盖章。

（六）合同有多页的，必须加盖骑缝章。

（七）合同纸质文本签署数量应不少于四份。

（八）合同签署页的合同主体部分应签名、盖章或按指印。

（九）合同用印前应完成法定代表人（学院院长）或授权代表人签名，若相对方未完成签名、盖章，合同承办部门应在两周内把签署完整的一份合同原件交合同主管部门存档。

第二十二条  学院各类合同由法定代表人（学院院长）签署，或由法定代表人授权委托业务归口分管校领导签署。未经授权，任何二级机构和个人不得以学院或二级机构名义对外签订合同或出具涉及学院权利义务的书面文书。

第二十三条  对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，合同责任单位应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。

第二十四条  若涉外合同采用外文文本的，应附有中文译本。合同责任单位应当保证外文文本与中文文本的合同内容一致、表述准确，且约定中文译本与外文文本具有同等法律效力；合同业务归口管理部门应做好文本审核。

第四章　合同的履行、变更与解除

第二十五条  合同签订后，合同承办部门应当安排合同项目责任人或者经办人对合同的履行进行跟进管理，督促合同双方严格按照合同条款履约。

第二十六条  学院建立合同履行监督审查机制。合同业务归口管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，每半年要对已经签订的合同执行情况进行一次检查，检查情况以书面形式报告学院党政办公室。学院党政办公室不定期采取抽查方式进行跟踪与监督。

第二十七条  在合同履行过程中，发现有显失公平、条款有误、对方没有履约能力、未按合同履约或有欺诈行为等违约情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学院利益受损，合同承办部门应当立即采取相应措施，按规定程序及时向合同业务归口管理部门和合同主管部门报告，若协商一致的，确需变更、补充或解除合同的，应当签订书面合同，并按本办法第三章规定的程序重新进行审批；若无法协商一致，应向合同业务归口管理部门和分管校领导及时报告，按照研究确定的方案执行。

第二十八条  财务部门办理结算业务并进行账务处理时，应审核合同有关付款条款，按照合同约定付款。应订立书面合同而未订立或未按合同条款履约的，财务部门应拒绝付款。

第二十九条  合同履行过程中签订的补充协议等资料为合同的组成部分，合同承办部门应及时、妥善地收集、整理和保存。

第五章　合同的归档与管理

第三十条  合同原件一份交党政办公室存档，合同原件（或复印件）各一份在业务归口管理部门、合同承办部门分别存档，并各自做好合同登记管理工作，及时编制《合同登记汇总表》，记载信息包括但不限于合同编号、合同名称、合同当事人、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项。

第三十一条  合同承办部门应保管好合同履行过程中所产生的所有材料。因保管不善造成不良后果或故意销毁、隐匿有关材料的，学院依据有关规定追究其责任。

第三十二条  合同承办部门应及时将合同签订及履行过程中所形成的所有材料，包括：合同文本（原件）、合同审批表、法律顾问意见书、会议纪要、往来信函等相关资料及时移交党政办公室归档。

第六章　合同纠纷处理与责任追究

第三十三条  合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门应及时妥善处理。处理时应先协商解决，经协商无法解决的，应当根据合同的约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第三十四条  合同承办部门、业务归口管理部门应当确定了解合同争议情况的人员、收集相关证据资料，积极配合党政办公室做好维护学院合法权益的工作。

第三十五条  未经学院授权，任何单位和个人不得对外签订合同。违反程序和规定擅自对外签订合同所造成的不良后果，由未经学院授权或超越授权范围、授权期限终止后签约、违反规定获得授权的单位和个人承担。给学院造成经济损失的，由当事人按实际损失金额承担赔偿责任，学院依据有关规定追究当事人的责任。

第三十六条  有下列情形之一，未给学院造成损失的，对直接责任人或者负有领导责任的责任人进行批评教育；给学院造成经济损失的，由直接当事人承担赔偿责任，并根据情节轻重追究其他责任。

（一）提供虚假资料或虚构事实签订合同的。

（二）在签订、履行合同过程中出现失职、渎职或者以权谋私、与合同对方当事人恶意串通、损害学院利益等情形的。

（三）当事人违反合同保密义务，对学院造成损害的。

（四）丢失或者擅自销毁、隐匿、涂改合同及各种合同材料的。

（五）在学院处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或者不及时提供必要支持的。

（六）违反项目经费支出预算或国家财经法律法规、学院财务规章制度签订合同的。

（七）其他违反法律法规、给学院造成损失的情形。

第三十七条  在合同签订、履行过程中发现有失职、渎职或违纪违法违规行为的，学院依据有关规定追究相关人员责任。

第七章　附  则

第三十八条  本办法由院党政办公室负责解释。

第三十九条  本办法自下发之日起执行。

 

 

附件：1.合同管理流程关键节点简要说明表.pdf

          2.贵州传媒职业学院合同审批表.pdf